3 czynności, które zabijają Twoją produktywność i jak ich uniknąć

Pamiętam jak kiedyś zaczynałam każdy swój dzień od przeczytania wszystkich informacji, zaczynając od wiadomości ze świata, kończąc na nowościach u moich znajomych. I do tego nie musiałam nawet wychodzić z łóżka. Wystarczył mi do tego mój najlepszy przyjaciel, który zawsze był przy mnie – czyli mój telefon.

Może to też jest Twój najwierniejszy towarzysz? Nigdy Cię nie zawodzi w informowaniu o wszystkim i „łapaniu” Twojej uwagi?

Pewnie wiesz o czym mówię. 

Wszystkie platformy społecznościowe, jak i powiadomienia dbały o to, żebym była na bieżąco ze światem i tym czego inni chcą ode mnie. Np. …a co ty na to, żebyśmy spotkały się na kolację dziś po pracy; daj znać… ; pamiętaj dziś po południu jest spotkanie networking, dobrze by było jakbyś wpadła… ; właśnie wyszła nowa ustawa co o tym myślisz…; Instagram, Facebook itp. 

Nagle czułam jakąś presję, czułam, że muszę szybko wybiec z domu i za czymś gonić, żeby złapać te wszystkie okazje, bo zaraz, za momencik wszystkie uciekną… Stres mnie dopadał zanim jeszcze zaczął się dzień.

Problem polegał na tym, że w tym całym chaosie informacji, powiadomień i dystraktorów nie pojawiał się MÓJ cel.

Pewnego ranka złapałam się na tym, że na samą myśł o tym, że czas ucieka a ja mam tyle do zrobienia już się bardzo stresowałam. Było tak do momentu kiedy postanowiłam być produktywna, a nie zajęta. 

Nie wiem jak Ty, ale działam najlepiej kiedy wprowadzam nowości krok po kroku. Wówczas działam konstruktywnie i mam klarowność. Kiedy natomiast próbuję zrobić kilka rzeczy na raz mam ogromny chaos.

Posumowałam, że 50% mojego czasu poświęcałam tylko na dystraktory, które bez sensu marnowały mój czas i nie przybliżały mnie do celu. Czytając tony książęk i przerabiając programy online o produktywności, zaczęłam wprowadzać krok po kroku do mojego życia nowe nawyki.

Muszę powiedzieć, że niektóre rozwiązania sprawiały, że byłam jeszcze bardziej zestresowana, bo były tak bardzo skomplikowane…

Jedna z pierwszych książęk o produktywności, która wpadła mi w ręce wiele lat temu i którą dobrze mi się czytało to  „Getting things done„, super książka, w której jest wiele dobrych rad. Jednak ta książka nie dała mi rozwiązań, których szukałam, ponieważ ja działam głównie online i mój cały biznes jest oparty na internecie. 

Ale wracając do tych 3 rzeczy, które zabijają naszą produktywność.

W końcu podsumowałam, że 3 rzeczy dały mi największe rezultaty w byciu skupioną i produktywną.

1. Najpierw dzienny cel  

Koniec z „multi – taskingiem” czyli robieniem wielu rzeczy na raz.

W 2009 r. Stanford University przeprowadził badania, w których wzieło udział stu studentów. Około połowa z nich określiła się jako „wielo-zadaniowcy”, a druga połowa wręcz przeciwnie.

W teście zbadano długość skupienia się, pojemność pamięci i zdolność „przełączania” się z jednego zadania na kolejne. „Wielo-zadaniowcy” wypadli o wiele słabiej w każdym teście.

Oni są uzależnieni od rzeczy nieistotnych, wszystko ich rozprasza„, powiedział w komunikacie prasowym Stanford – Clifford Nass, który był badaczem w tych badaniach.

Ja takie badania zrobiłam na sobie. Kiedy miałam do wykonania 10 priorytetów zamiast być produktywna byłam zestresowana, że jeszcze tyle muszę zrobić i czułam się winna jak nie odchaczyłam całej listy. Kiedy natomiast pracowałam na 3 priorytetach wzrastała moja motywacja i zadowolenie z odhaczanych priorytetów.

Jak ja to robię: zaczynam dzień od napisania swojego celu i 3 priorytetów na dany dzień (nie więcej niż 3, biorąc pod uwagę powyższe badania i wiele innych podobnych eksperymentów). Wielozadaniowość obniża naszą produktywność. Sprawdziłam jak wygląda moja efektywność, kiedy mam zaplanowane więcej niż 3 główne zadania. Wówczas nie tylko wzrastał mój stres i spadała u mnie jakość wykonywanych zadań, ale dodatkowo zauważyłam, że podejmowane decyzje były pochopne, a nie jakościowe, ponieważ moja cierpliwość też na tym cierpiała.

Np. kiedy mam napisać blog, napisać skrypt sprzedażowy, nagrać wywiad i do tego ułożyć strategię biznesową klienta, wiem że muszę wybrać spośród tych zadań 1 priorytet, który dziś zrobię. Czyli wybieram jeden duży cel i rozbijam go na 3 priorytety, albo wybieram 3 mniejsze cele.

I co dalej?

Przede wszystkim, wyłączyłam wszystkie powiadomienia i inne „przeszkadzacze”, a dodatkowo mój telefon nie jest przy mnie przez pierwsza godzinę dnia.

Pierwsza godzina jest to czas dla mnie na podwyższenie skupenia i nastawienia mojej podświadomości na mój cel. Praktykuję 7-20 minut medytacji (w zależności ile mam czasu), która działa fenomenalnie na skupienie.

Znowu eksperymenty naukowe potwierdzają jak efektywnie wpływa dzienna medytacj na nasze skupienie. Jedno z badań przeprowadzonych na Uniwersytecie w Północnej Karoliny ujawniło, że studenci, którzy medytowali przez 20 minut dziennie przez cztery dni, osiągali lepsze wyniki w niektórych testach i skupianiu się.

2. Redukcja spotkań

Spotkania są najbardziej popularnym narzędziem do budowania relacji i komunikacji w zespole.

Jednak cały czas słyszałam od moich klientów i znajomych jak narzekali, że znowu zmarnowali czas na spotkanie, podczas którego z z dwóch godzin tak naprawdę może 15 minut było produktywne i potrzebne. 

Czy byłeś kiedyś na spotkaniu, z którego nic nie wynikło? Ja byłam na wielu które, zajęły mi pół dnia, ale dalej nic nie było ustalone i nic nie posunęło mojego projektu do przodu. Opowiadaliśmy różne historie, analizowaliśmy różne zagadnienia, ale zabrakło konkretnej akcji i  uczestnicy nie byli świadomi kto jest za co odpowiedzialny. W moim przypadku motywacja i poczucie spełniania idzie wtedy w dół a z tym moja energia do działania.

Nieproduktywne spotkania są zmorą wielu firm i przedsiębiorców.

Zadałam sobie pytanie czy moje spotkania służą mi do rozwoju mojego biznesu czy po prostu marnują drogocenny czas?

Muszę powiedzieć, że wiele z nich okazało się nieproduktywne i marnowało nawet 50% mojego czasu.  Wiedziałam, że to jest kolejna rzecz, która będzie kluczowa i rzeczywiście tak się stało. 

Jak tego dokonałam?

Zrobiłam redukcję ilości spotkań, czasu spotkania oraz ilości uczestników.

Spotkania produktywne niesamowicie inspirują i motywują zespół do działania, dają totalną klarowność i konkretne zadania do zrobienia. Dzięki czemu każdy czuje się potrzebny i produktywny.

Najpierw zrobiłam podsumowanie ostatnich spotkań, żeby wyciągnąć wnioski. Ile osób było na moim ostatnim spotkaniu? 

Co ważniejsze, ilu z nich było rzeczywiście zaangażowanych w tworzenie lub realizację rezultatów z tego spotkania? 

Czy coś było ustalone?

Rezultaty były zadowalające tak na 50%. Wnioski pomogły zmienić spotkania na produktywne i motywujące. Stworzyłam format spotkań.

FORMAT PRODUKTYWNYCH  SPOTKAŃ : Aby zachować koncentrację i osiągnąć wysoką produktywność w swoim zespole

1. Kto jest zaangażowany w tworzenie rezultatów w danym projekcie dotyczącym spotkania? 

Zapraszałam osoby tylko bezpośrednio związane z zadaniami.

To pytanie może wydawać się dziwnym sposobem, aby pozostać skupionym, ale niezliczone badania, począwszy od badań Haravard Business Review z 2015r., wykazały korzyści płynące z mniejszych zespołów. Wysokie skupienie i efektywność są trudniejsze z powodu zbyt wielu osób, którzy siedzą spoglądając na swoje telefony przez całe spotkanie.

2. Ogranicz liczbę osób w każdym spotkaniu do ośmiu lub mniej (chyba, że jest to spotkanie o charakterze wyłącznie informacyjnym)

3. Upewnij się, że każde spotkanie zawiera elementy akcji posuwające projekt do przodu

4. Wprowadź każdy element akcji na linię czasu projektu z datą wykonania (Project Management)

5. Wyznacz jedną osobę, która jest odpowiedzialna za wykonanie tej konkretnej akcji i umieść jej imię przy tej akcji.

Directly Responsible Individual: jedna osoba bezpośrednio odpowiedzialna za zadanie. Jest to bardzo efektywna technika, której używa Apple do skutecznego zarządzania ogromną siłą roboczą a zatrudniają oni już ponad 28 000 pracowników nie licząc sprzedawców.

3. 10-15 minut regeneracji

Zazwyczaj przechodziłam z jednego zadania do drugiego bez chwili przerwy na regenerację. Nawet jeśli miałam przerwę na kawę to mówiłam głównie o następnym zadaniu lub o tym nad czym pracowałam.

Bardzo często po całym dniu niesamowitej aktywności mentalnej byłam wypalona, a z czasem coraz mnie produktywna.

Działo się tak dopóki nie poznałam technik wchodzenia na najwyższe obroty przez prezesów najwiekszych firm i ludzi z niesamowitymi wynikami.

Jeśli również chcesz uniknąć marnowania czasu i wypalenia, dodaj czas na regenrację między każdym spotkaniem czy też zadaniem.

Na każde 45-60 minut, które spędzasz na spotkaniu lub na jakimś zadaniu zrób 15 minutową przerwę. Jest to specjalna przerwa regeneracyjna. Nie na mówienie o kolejnych zadaniach, na otwieranie platform społecznościowych czy telefony, ale na mentalną i energetyczną odnowę.

  • powoli wypij szklankę wody niegazowanej
  • zrób 5minut medytacji: zamknij oczy i zacznij oddychać przez nos unosząc brzuch nie klatkę piersiową
  • jeśli myśli przeszkadzają Ci w medytacji, powoli odliczaj od 100 w dół
  • otwórz oczy i zrób 3 serie po 15 przysiadów, między każdą serią przejdź się po pomieszczeniu (użyj różnych technik ćwiczeń na przemian, np. jeśli możesz zejdź po schodach w dół i wróć do góry taż po schodach ;), wyjdź na zewnątrz i się przejdź przez 5 minut

Pozwala mi to unikać wypalonego uczucia, które towarzyszy wielu osobom na koniec każdego długiego dnia, dodatkowo dzięki takiej 15 minutowej przerwie niesamowicie wzrasta nasza koncentracja. Ja osobiście zauważyłam, że od kiedy zaczęłam stosować tę metodę mogę w 4 godziny zrobić coś, co kiedyś zajmowało mi 8 godzin.

Jak wiesz praktyka czyni mistrza, wprowadź narazie jedną z tych trzech rzeczy i przekonaj się jak działa ona na Ciebie. Dopiero kiedy stanie się to nawykiem wprowadź następną.

—> blog o nawykach 

Napisz w komentarzach, która z tych technik wydaje Ci się najlepsza dla Ciebie i dlaczego?

Nazywam się Ewelina Gawłowska i jestem trenerem rozwoju osobistego. Specjalizuje się w pracy z podświadomością i wysoką produktywnością. Jestem współzałożycielką platformy rozwoju osobistego i biznesowego Sukces Z Pasją

Moją misją jest prowadzenie ludzi do sukcesu oraz wydobycie ich prawdziwego potencjału. Od 2011 r. w moich szkoleniach On-Line i wydarzeniach na żywo wzięło udział kilka tysięcy osób.

POLECANE WPISY NA BLOGU

[ult_layout grid_style=”1″ s_icon_lightbox_image=”0″ s_icon_link=”0″ s_image_hover_effect=”1″ s_title_limit=”1″ s_excerpt_f=”the_excerpt” s_excerpt_length=”180″ s_categories=”0″ s_metas_o=”0″ s_metas_t_like=”0″ s_metas_t_share=”0″ s_metas_t_readmore_link_target=”1″ read_more_text=”Czytaj więcej” cc_mobile=”1″ cc_portrait_tablet=”2″ cc_landscape_tablet=”2″ cc_small_desktop=”3″ cc_medium_desktop=”3″ cc_large_desktop=”3″ cc_extra_large_desktop=”3″ pagination=”1″ quick_view=”0″ price_font_weight=”” atcb_font_weight=”” title_font_weight=”” metas_font_weight=”” excerpt_font_weight=”” filter_font_weight=”” tab_font_weight=”” pagination_font_weight=”” i_taxonomies=”347″ post_count=”6″ posts_per_page=”6″][/ult_layout]

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.